Содержание и основные правила оформления протокола общего собрания ООО

Основными нормативными актами, регулирующими процедуру ведения и оформления протокола на общем собрании участников ООО, являются:

1. Гражданский кодекс РФ (с 2013 года он дополнен главой 9.1).
2. ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общие положения о документе

Законодательно установлена обязательность ведения протокола в ходе проведения общего собрания ООО. Согласно статье 181.2 Гражданского кодекса России (ГК РФ) именно он является подтверждением факта принятия решения участниками общества.

ФЗ №14 устанавливает, что организовать фиксацию процедуры заседания высшего органа управления общества с ограниченной ответственностью является обязан исполнительного органа предприятия.

Также закон определяет обязательность хранения и учета всех ранее оформленных протоколов общего собрания – они обязательно подшиваются по порядку в специальную книгу. Такая книга предоставляется участникам для ознакомления по их требованию.

Содержание документа

Содержание протокола устанавливается ГК РФ и зависит от способа проведения голосования.

При очном голосовании в нем обязательно указываютcя следующие сведения:

1. О дате, времени и месте проведения собрания.
2. О лицах, принимающих участие в мероприятии.
3. О результатах голосования по каждому вопросу, вынесенному на повестку дня.
4. О лицах, подсчитывающих голоса при голосовании.
5. О тех лицах, которые проголосовали против принятия того или иного решения и при этом потребовал внести запись об этом факте в протокол.

В том случае, если голосование было заочным, то при фиксации результатов его проведения нужно отразить:

• Дату, до которой принимались документы, содержащие результаты голосования каждого участника.
• Сведения об участниках, которые приняли участие в голосовании.
• Результаты голосования по каждому вопросу.
• Информацию о лицах, подсчитавших голоса и подписавших протокол.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем собрания.

Интересно, что правило о выборах или назначении секретаря заседания высшего органа управления ООО законом не регламентируются. Однако, для соблюдения правил подписания протокола рекомендуется выбирать на нем не только председательствующего, но и секретаря.

Нотариальное удостоверение

Нововведением для российского законодательства стала норма Гражданского кодекса, которая установила нотариальное удостоверение факта принятия решения высшим органом управления предприятия (статья 67.1 ГК РФ, она введена в действие ФЗ №99 от 5 мая 2014 года).

Для соблюдения процедуры удостоверения, исполнительный орган общества привлекает нотариуса к участию в заседании (статья 103.10 Основ законодательства о нотариате, утвержденных законом №4462-1 от 11 февраля 1993 года).

Нотариус для удостоверения факта принятия решения и состава участников собрания:

1. Присутствует на заседании.
2. Проверяет компетенцию органа управления ООО.
3. Устанавливает наличие кворума, необходимого для принятия решения и наличие необходимого количества голосов, проголосовавших за его принятие.

По результатам проведения заседания нотариус выдает свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом управления ООО и состава участников этого органа.

Правда, проводить эту процедуру нужно далеко не всегда. Этот вариант применяется, если уставом или общим собранием предприятия не определен другой способ фиксации данных обстоятельств. Можно предусмотреть в уставе (или прям на конкретном собрании), что нотариальное заверение будет заменено фиксацией хода заседания с помощью видеозаписи или подписанием протокола всеми участниками.

Правильность ведения и оформления протокола общего собрания участников ООО – фактор, от которого зависит законность принятых владельцами компании решений, и поэтому важно соблюдать все требования, предъявляемые законом к данному документу.

Наш пример составлен и оформлен в точном соответствии с ГК РФ и ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года.